Guía paso a paso: cómo crear una cotización en Xoe fácilmente
Una cotización comercial es un documento informativo que especifica los precios de productos o servicios ofrecidos por una empresa. Contiene los datos del vendedor, del cliente, y una descripción detallada de cada ítem cotizado. Además, puede incluir la vigencia de la oferta, condiciones de pago, plazos de entrega, descuentos especiales y otros términos relevantes de la negociación.
Por ejemplo: una agencia de diseño gráfico recibe una solicitud de un nuevo cliente que necesita un logo y material para redes sociales. El equipo utiliza Xoe para crear una cotización detallada, donde incluye los servicios ofrecidos, los precios y condiciones. Luego, la envía por correo electrónico al cliente en cuestión de minutos.
🧾 Cómo crear una cotización en Alegra paso a paso
Sigue estos sencillos pasos para generar cotizaciones profesionales desde tu cuenta de Xoe:
Accede al menú “Ingresos” En el panel principal, haz clic en la sección “Ingresos” y selecciona la opción “Cotizaciones”.
Completa el formulario con los datos necesarios Ingresa la información del cliente, los productos o servicios cotizados, precios, impuestos y cualquier observación adicional. Si tienes dudas, consulta la descripción de cada campo.
Guarda y genera el documento Una vez completada la información, haz clic en “Guardar” para crear tu cotización. Luego podrás imprimirla, descargarla en PDF o enviarla por correo directamente desde Xoe.
✍️ Formulario “Nueva cotización” en XOE – Guía de campos
Al generar una nueva cotización en XOE, deberás completar un formulario con la información necesaria para personalizar tu documento. A continuación te explicamos cada campo y su función:
🧾 Datos generales
Lista de precios: Aplica una lista de precios especial si el cliente tiene condiciones preferenciales.
Vendedor: Asocia la cotización a un vendedor específico para facilitar el seguimiento comercial.
Cliente: Elige el cliente al que va dirigida la cotización.
Fecha de creación: Especifica la fecha en que se genera la cotización. Puedes seleccionar fechas pasadas o futuras.
Fecha de vencimiento: Se calcula automáticamente según el plazo que determines, tomando como base la fecha de creación.
📦 Productos o servicios cotizados
Buscar ítem: Agrega un producto o servicio desde tu catálogo o créalo directamente desde el formulario.
Referencia: Código único de identificación del producto (opcional).
Precio: Precio unitario del ítem, editable al momento de cotizar.
Desc %: Ingresa el porcentaje de descuento que deseas aplicar al producto o servicio.
Impuesto: Selecciona el impuesto correspondiente para este ítem en la cotización.
Descripción: Modifica o personaliza la descripción del producto solo para esta cotización.
Cantidad: Indica la cantidad del producto o servicio que estás incluyendo.
Total: XOE calculará automáticamente el valor total considerando el precio, cantidad y descuento.
📝 Notas y comentarios
Notas: Escribe mensajes personalizados que sí serán visibles para el cliente en el PDF y en la impresión de la cotización.
📊 ¿Cómo hacer seguimiento a tus cotizaciones en XOE?
Para llevar un control eficiente de tus cotizaciones, accede al historial dentro del módulo de cotizaciones. En la columna “Estado” podrás verificar fácilmente si una cotización ya fue facturada, está pendiente o vencida. Esta funcionalidad te permite realizar un seguimiento oportuno, identificar oportunidades de venta abiertas y tomar decisiones estratégicas basadas en el avance de cada propuesta comercial.
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